Nieuw privacy beleid

Het Victorie Zomerkamp verwerkt persoonsgegevens. Wij willen alle deelnemers en andere belanghebbenden hierover graag duidelijk en transparant informeren. Om deze reden, en om te voldoen aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), hebben wij privacy beleid vastgesteld. In het privacy beleid geven wij aan welke persoonsgegevens wij verwerken en opslaan, waarom wij dit doen, hoe wij dit doen en hoe wij deze gegevens beschermen. Ons privacy beleid is hier te vinden.

Naast het privacy beleid hebben wij ook een privacy statement vastgesteld. Hierin geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het Victorie Zomerkamp. Dit privacy statement is hier te vinden, maar is ook hieronder overgenomen.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Dit zijn gegevens die iets over een persoon zeggen. Bijvoorbeeld iemands naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld een adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook iemands voornaam samen met de geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

 

Van wie verwerkt het Victorie Zomerkamp persoonsgegevens?

Het Victorie Zomerkamp verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

–              Deelnemers aan een Victorie Zomerkamp. Dit zijn zowel de deelnemende kinderen als de leiding. Omdat de deelnemende kinderen (uiteraard) minderjarig zijn, is er ook contact met ouders/verzorgers. Ook van hen worden daarmee persoonsgegevens verwerkt;

–              Mensen die interesse tonen in het Victorie Zomerkamp. Denk hierbij aan mensen die vragen hebben over het kamp of die op de hoogte willen worden gehouden;

–              Sponsoren van het Victorie Zomerkamp.

 

Waarvoor verwerkt het Victorie Zomerkamp persoonsgegevens?

Al iemand wil deelnemen aan het Victorie Zomerkamp, of op een andere manier betrokken wil zijn, hebben wij persoonsgegevens van diegene nodig. Met behulp van gegevens kunnen wij iemand inschrijven, informatie verstrekken, de financiële afhandeling doen, eventuele vragen beantwoorden en tijdens het kamp zo goed mogelijk zorg dragen voor de deelnemers. Ook is het van belang dat wij tijdens het kamp contact kunnen houden met het thuisfront, zeker omdat de deelnemende kinderen minderjarig zijn. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden. Bijvoorbeeld om een deelnemer te informeren over een volgend kamp.

 

Verwerkt het Victorie Zomerkamp ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Het Victorie Zomerkamp verwerkt van de categorie bijzondere persoonsgegevens alleen medische gegevens, maar alleen indien hiervoor nadrukkelijk toestemming is verleend door (ouders/verzorgers van) de deelnemers. De medische gegevens gebruiken wij alleen om tijdens het Victorie Zomerkamp goede zorg te kunnen bieden aan de deelnemers.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

In principe gebruikt alle leiding van het Victorie Zomerkamp in bepaalde mate persoonsgegevens. Voor de meeste leiding gaat dit niet verder dan het gebruik van voornaam, leeftijd en geslacht. Omgaan met persoonsgegevens betekent dat iedere leiding een bepaalde verantwoordelijkheid draagt. De leiding die zich bezighoudt met de communicatie, financiën, sponsoring, EHBO of het toedienen van medicijnen, heeft voor sommige taken meer persoonsgegevens nodig en draagt daarmee een verdergaande verantwoordelijkheid. Om te voorkomen dat personen onnodig toegang krijgen tot persoonsgegevens, zijn er binnen het leidingteam beheerders persoonsgegevens (BP) actief. Zij beheren de persoonsgegevens en verstrekken deze waar nodig. Zij monitoren ook of de privacy zo optimaal mogelijk wordt gegarandeerd.

 

Hoe gaat het Victorie Zomerkamp met persoonsgegevens om?

Alle verwerkte persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen het Victorie Zomerkamp.

 

Wie kan er bij de persoonsgegevens?

In eerste instantie kunnen alleen de eerder genoemde BP bij de verwerkte persoonsgegevens. Andere leiding krijgt alleen toegang tot die persoonsgegevens die benodigd zijn voor hun specifieke taak of rol. De BP verstrekken alleen de benodigde gegevens en zien er op toe dat hier zorgvuldig mee wordt omgegaan.

 

Worden persoonsgegevens aan externe partijen verstrekt?

Dat gebeurt in principe alleen indien we hier (wettelijk) toe verplicht zijn. Hier kan bijvoorbeeld sprake van zijn als wij gegevens aan professionele hulpverleners moeten verstrekken in het geval van een calamiteit of ongeval. Ook zijn wij ieder jaar verplicht naam, adres en geboortedatum van alle deelnemers te verstrekken aan de eigenaren van de kamplocatie, zodat zij deze gegevens aan hulpverleners kunnen verstrekken in het geval van een calamiteit. Met dergelijke externe partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst, waarin wordt geregeld hoe zij met deze persoonsgegevens om gaan. Op deze manier regelen wij dat persoonsgegevens toch niet onnodig worden gebruikt en verspreid.

 

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In principe worden alle opgeslagen persoonsgegevens uiterlijk drie maanden na afloop van het kamp verwijderd / vernietigd. Slechts als (ouders / verzorger van) de deelnemers hiervoor toestemming hebben gegeven, bewaren wij contactgegevens langer om hen te kunnen informeren over bijvoorbeeld een volgend kamp.

 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is het Victorie Zomerkamp gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Verder houden wij ons uiteraard ook aan de in het privacy beleid opgenomen werkwijze.

 

Kan ik zien welke gegevens het Victorie Zomerkamp verwerkt?

Uiteraard kunnen (ouders / verzorgers van) deelnemers en andere betrokkenen inzien welke persoonsgegevens wij van de betreffende persoon hebben verwerkt en opgeslagen. Een verzoek kan worden ingediend via info@victoriekamp.nl of telefonisch via een beheerder persoonsgegevens (BP). De telefoonnummers van de BP zijn hier te vinden. Na het indienen van een verzoek zal een afspraak worden gemaakt voor inzage.

 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Een vraag of klacht kan worden ingediend via info@victoriekamp.nl of telefonisch via een beheerder persoonsgegevens (BP). De telefoonnummers van de BP zijn hier te vinden. Wij zullen vervolgens zo spoedig mogelijk proberen te reageren op de vraag of klacht. Omdat wij alleen werken met vrijwilligers vragen wij echter wel enig begrip dat het soms enige tijd kost om te (kunnen) reageren.

 

Kan het privacy beleid veranderen?

Het Victorie Zomerkamp behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het vastgestelde privacy beleid. Het kan voorkomen dat het privacy beleid nog dient te worden aangepast / aangescherpt, bijvoorbeeld bij veranderende regelgeving. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Het privacy beleid kan worden opgeslagen of geraadpleegd via www.victoriekamp.nl/privacy. Waar nodig wordt na het aanpassen van privacy beleid ook het privacy statement aangepast.


Geplaatst

in